Impressum

symentis GmbH
Hauptstraße 74a
D-82008 Unterhaching
Unternehmensberatung

Registergericht: Amtsgericht München
Registernummer: HRB 131390

Tel: +49 (0)89 / 628 339 60
Fax: +49 (0)89 / 628 339 88
Email: info@infosymentis.com
URL: www.symentis.com

Vertretungsberechtigter Geschäftsführer:
Jürgen Baumann

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß
§ 27 a Umsatzsteuergesetz: DE 812964053

Angehörige Kammer: Industrie- und
Handelskammer für München und Oberbayern

General Terms and Conditions of symentis GmbH February 03 2017

1. Scope

1.1. These symentis Terms and Conditions (the “Conditions”) apply exclusively to any services and software provided by symentis GmbH, Hauptstraße 74a, 82008 Unterhaching, Germany (“symentis”) to the client (the “Client”) as referred to in the respective service order specifying the services and software of symentis (“Service Order”).

1.2. The Conditions form together with each Service Order the respective contractual relationship between symentis and Client (the “Agreement”). Terms and conditions of client shall not apply to the Agreement albeit Client has not expressly objected application of such terms and conditions.

1.3. Any conflict between this Conditions and the Service Order shall be resolved in favor of the Service Order with respect to the terms set forth therein.

2. Term

The Agreement shall be deemed to have commenced on the Start Date specified in the Service Order and shall continue in force until terminated by either party in accordance with the terms of the Agreement or earlier if so specified in the Service Order (the “Term”).

3. Obligations of Client

3.1. Client acknowledges and agrees that symentis ability to provide Software and Services as set out in the Agreement depends on Client’s commitment and co-operation as set out in this Sec. 3 (the “Client Obligations”). The Client Obligations include, but are not limited to

(a) provide any qualified and skilled personal on request of symentis and/or as set out in the Service Order, in particular to provide the appropriate personnel and the necessary hardware and software components if support services are owed;

(b) provide the agreed hosting solution and access to the hosting solution, including sufficient access to the respective IT systems to allow symentis to provide the Services, if applicable;

(c) provide any information, material, software, descriptions and/or documentations necessary for symentis in scope of the Agreement;

(d) grant access to any facilities, networks, APIs and/or IT systems of Client necessary for symentis in scope of the Agreement;

(e) provide the information required for customizing, in particular test data, which are to be processed in the system as fast as possible. The transmission of the information takes place in writing/by E-mail;

(f) integrate potential project partners involved in the project in the planning and implementation process (scope and period) and to keep them actively attended in the process. In particular, the Client carries out the necessary tasks in the field of project management, incorporates the departments concerned and ensures the timely making of decisions;

(g) assign during the required test and the acceptance test competent employees who are authorized to decide on deficiencies, function extensions, functional shortenings as well as changes of the program structure. If required for the execution of the Agreement, the Client is obliged to provide the required test data;

(h) examine designs, system versions or similar provided by symentis in a conscientious manner. Complaints or requests for change must be made in writing / by E-mail and are only mandatory after their receipt.

3.2. symentis shall have the right to suspend any performance in scope of the Agreement until Client has fulfilled its Obligations set out herein. Any delay and/or additional costs caused by Client’s delay or non-fulfillment of its Obligations shall be Client’s full responsibility, and symentis shall have no liability in this regard. For any changes or amendments to the Service Order based on or in connection with any failure to provide the Obligations in compliance with the Agreement, Sec. 7 shall apply. Further claims for remedies remain untouched.

4. Software and Services

4.1. Subject to Client’s compliance with the Agreement and subject to the license terms set out herein, symentis will provide Client with

(a) the software subject to the Services set out in the respective Service Order excluding access to symentis software platform (the “Software”).

(b) the services set out in the respective Service Order, including access to, hosting and customizing of symentis software platform (“Software Service”), and joint development of the Software (jointly the “Services”). The Services are available as set out in the Service Order, subject to downtimes due to maintenance, upgrades and updates performed by symentis from time to time.

4.2. symentis will perform the Services under the Agreement in a professional and workmanlike manner.

4.3. symentis may appoint sub-contractors and/or vendors on its own discretion for the performance of its

obligations in scope of the Agreement.

4.4. If the parties agree that Client provides its own hosting solution, for the Services, Client will be fully responsible and liable towards symentis that the hosting solution complies with the requirements agreed between the parties. Any availability of the Services is subject to the availability of Client’s hosting solution.

5. License Terms and Intellectual Property

5.1. Subject to Client’s compliance with the Agreement, symentis hereby grants Client

(a) a license to use the Software as set out in detail in the Service Order and in accordance with

any third party license conditions as referred to in the Service Order;

(b) a limited, non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable right and license to use the Services.

5.2. Apart from the license granted in Sec. 5.1, symentis will own and retain its respective intellectual property rights.

5.3. Client grants to symentis a worldwide, perpetual, irrevocable, royalty-free license to use and incorporate into the Services and Software any suggestion, enhancements, recommendation, amendments, correction or other feedback provided by Client.

6. Payments

6.1. Client shall pay symentis all costs and fees set forth in the Service Order. Unless otherwise agreed in a Service Order, all payments are due within thirty (30) days of the invoice date. Client is responsible for providing complete and accurate billing and contact information and notifying symentis of any changes to such information. If Client fails to pay invoiced amounts in due time, symentis may collect late payments at a rate of 9% points above the base rate per year in accordance with Sec. 247 German Civil Code (“BGB”) and at its own discretion suspend each applicable Service Order on five (5) days’ prior notice to Client until all outstanding amounts due are paid in full.

6.2. Unless Client disputes any amounts within ten (10) business days of an invoice date, Client shall be deemed to have accepted such invoice.

6.3. Fees of symentis do not include any taxes, levies, duties or similar governmental assessments of any nature, including value-added, sales, use or withholding taxes, assessable by any jurisdiction whatsoever (collectively, “Taxes”). Client is responsible for paying all Taxes associated with its purchases hereunder. If symentis has the legal obligation to pay or collect Taxes for which the Client is responsible under this Section, symentis will invoice Client and Client will pay that amount. Either party agrees to provide on reasonable request the necessary declarations and/or information in accordance with applicable tax law to the other party.

7. Change management

Any requests for changes, amendments and/or additions to the orders of Services and/or Software in a Service Order shall be sent to symentis by Client in writing. Client shall describe in detail the requested changes, amendments and/or additions. symentis will answer such request within ten (10) business days upon receipt. If symentis accepts the request of Client, symentis will provide Client a modified Service Order including the updated fee proposal and timelines, if so, which replaces the actual Service Order, if Client does not disagree within ten (10) business days upon receipt of the modified Service Order.

8. Warranties

8.1. symentis does not provide any voluntary, additional express or implied warranties (“Garantie”). “Warranty” in terms of the Agreement shall refer to statutory rights of Client (“Gewährleistung”).

8.2. Client shall have the following warranty rights in accordance with German statutory laws:

(a) For Software, Client may demand in case of a defect (“Mangel”) of the Software replacement of the defect Software or cure of the defect by symentis, subject to symentis’ discretion;

(b) For any Services which are subject to a lease agreement, Client will waive its statutory warranty rights if and to the extent Client fails to report any defects to symentis in due course.

8.3. For Software provided free of charge, the warranty rights of Client are limited to defects subject to fraudulent misrepresentation by symentis.

8.4. For the avoidance of doubt, Client will have no further warranty rights, in particular with respect to any defects known by Client when entering the Agreement. The warranty period is limited to twelve (12) month. This limitation of warranties shall not apply for defects which are subject to fraudulent misrepresentation by symentis.

9. Liability

9.1. symentis shall be liable for damages exclusively according to this Sec. 9.

9.2. The liability of symentis is unlimited for damages arising out of death, injury to body or health based on a breach conducted by a legal representative or designated agent of symentis, as well as for damages that arouse from the lack of a guaranteed characteristic or in case of fraudulent intent.

9.3. The liability of symentis is unlimited for damages caused by symentis, a legal representative, or designated agent by intent or gross negligence.

9.4. In case of a slight negligent breach of a contractual core duty symentis shall, except in the cases pursuant to Sec. 9.2 and 9.5, only be liable to the amount of the typically foreseeable damage. Contractual core duties abstractly are such duties whose accomplishment enables proper fulfillment of the contract in the first place and whose fulfillment a contractual party regularly may rely on.

9.5. Liability pursuant to the German Product Liability Act remains unaffected.

9.6. Any other liability of symentis shall be waived.

9.7. The limitation period for claims for damages shall be one (1) year, except in case of clause 9.2, 9.3 and 9.5 where the statutory statute of limitations shall apply.

9.8. symentis shall not be liable for any costs associated for recovery of Client’s data following loss and/or corruption of data if Client has not performed regular backups of its data.

9.9. For any Software and/or Services provided for Client free of costs, symentis is liable only for damages caused by symentis, a legal representative, or designated agent by intent or fraudulent misrepresentation.

10. Confidentiality and Data protection

10.1. The parties (each a “receiving party”) will receive and have access to trade secrets, various confidential materials and information relating to the business affairs of the other party (“disclosing party”). “Confidential Information” means any information or matter which is not in the public domain and which relates to the affairs of either party and/or their customers and/or vendors and/or employees, or any third parties as the case may be.

10.2. Information is not Confidential Information if it

(a) may have come into the public domain other than through unauthorized disclosure by the receiving party or is any information filed with any governmental body and available to the public;

(b) is known to the receiving party, or is rightfully in your possession, at the time of disclosure without breach or violation of any confidentiality agreement including, without limitation, the Agreement;

(c) thereafter becomes known to the receiving party or comes into possession from a third party that the receiving party reasonably believe is not under any obligation of confidentiality to the disclosing party and is lawfully in the possession of such information; and/or

(d) is developed by the receiving party independently of any disclosures of Confidential Information previously made by the disclosing party to the receiving party.

10.3. During and after the Term of the Agreement, unless in the proper course of the receiving party’s duties or it is legally required, the receiving party will not disclose, without the disclosing party’s prior written approval, and will keep strictly confidential, any and/or all Confidential Information.

10.4. All written material and documents containing Confidential Information which the receiving party may receive during the Term of the Agreement are and will remain the exclusive property of the disclosing party and/or their customers and/or vendors, or any third parties as the case may be.

10.5. Client will not provide any kind of personal data as defined in the Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”) to symentis in scope of the Agreement.

10.6. For any personal data provided to symentis in deviation of Sec. 10.5, Client guarantees that the personal data has been collected and is provided to symentis in due form, and in compliance with applicable privacy laws.

11. Termination

11.1. During the Term neither party has the right to terminate the Agreement.

11.2. The parties’ right to terminate the Agreement without notice for cause remains unaffected hereof.

12. Governing law, jurisdiction

12.1. Both parties agree to escalate any disputes arising of or in connection with the Agreement to a settlement committee equally representing both parties and either party will at least send one (1) member of its board/senior management to the committee. The parties acknowledge taking reasonable effort to solve the dispute in the settlement committee within a reasonable period of time, mutually agreed by the parties upfront. Until final decision of the settlement committee on the dispute, including statement of failure of settlement, both parties agree to waive their right to submit the dispute to the competent courts. The parties’ right to file for an interim procedure (“Einstweiliges Verfügungsverfahren”) remains unaffected.

12.2. This Agreement shall be governed, construed and enforced in accordance with the laws of Germany, without reference to its conflict of law principles.

12.3. For any disputes arising out of or in connection with the Agreement, the parties consent to exclusive jurisdiction of the competent courts situated in Munich, Germany. Sec. 40(2) German Code on Civil Procedure (“ZPO”) remains unaffected.

13. Miscellaneous

13.1. symentis shall have the right to modify and/or amend the Conditions from time to time, in particular to modify and/or amend the Conditions taking into account circumstances beyond the control of symentis, mandatory legal requirements, to close any gaps etc. symentis shall in this regard take into account the reasonable interest of Client (“Right to Modify”).

(a) Material changes to the Conditions (any stipulations, which allow the parties to exercise their obligations under the Agreement, and on which the parties may reasonably rely) are not subject to the Right to Modify.

(b) symentis will exercise the Right to Modify with eight (8) weeks prior notice of the changes by e- mail and/or mail/fax. Client may object to the changes by written notice to symentis within two (2) weeks following the notice of symentis to exercise the Right to Modify. If Client objects, symentis shall not exercise its Right to Modify for the Client.

13.2. In the event that one or more provisions of the Agreement shall, or shall be deemed to, be invalid, illegal or unenforceable, the validity and enforceability of the other provisions of the Agreement shall not be affected thereby. In such case, the parties hereto shall negotiate in good faith to modify the Agreement so as effect the original intent of the parties as closely as possible to the fullest extent permitted by applicable law in an acceptable manner to the end that the transactions contemplated by the Agreement are fulfilled to the extent possible.

13.3. The same shall apply in the event that the Agreement contains any unintended gaps (“unbeabsichtigte Vertragslücken”).

13.4. The Agreement may be provided both in German and English language. If both languages are provided, the German language version shall be binding.

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Unterhaching, den 1. August 2014